Enterprise Architecture kết nối chiến lược và hệ thống như thế nào?

Điểm cốt lõi nằm ở khả năng truy vết. Một mục tiêu chiến lược cần được nối xuống những năng lực doanh nghiệp phải có, các quy trình cần vận hành, dữ liệu cần sử dụng, ứng dụng cần hỗ trợ và hạ tầng công nghệ cần cung cấp. Nhờ đó, quyết định đầu tư công nghệ có thể được đánh giá dựa trên đóng góp đối với mục tiêu kinh doanh thay vì chỉ dựa trên nhu cầu kỹ thuật riêng lẻ.

Enterprise Architecture là gì?

Enterprise Architecture không phải là sơ đồ IT quy mô lớn, cũng không phải một bản thiết kế duy nhất cho toàn doanh nghiệp. Nó là hệ thống các nguyên tắc, mô hình, mối quan hệ và lộ trình dùng để mô tả cách tổ chức đang vận hành, trạng thái mà tổ chức muốn đạt tới và cách chuyển đổi giữa hai trạng thái đó.

Trong thực tế, EA thường phải giải quyết đồng thời ba lớp câu hỏi.

·         Doanh nghiệp muốn đạt kết quả gì và cần những năng lực nào

·         Quy trình, dữ liệu và ứng dụng phải phối hợp ra sao để tạo ra những năng lực đó

·         Hạ tầng và nền tảng công nghệ nào cần tồn tại để các thành phần phía trên hoạt động ổn định

Cách nhìn này khiến EA có phạm vi rộng hơn kiến trúc hệ thống đơn lẻ. Một hệ thống CRM chẳng hạn có thể được thiết kế rất tốt về kỹ thuật, nhưng EA còn đặt câu hỏi CRM đó phục vụ năng lực kinh doanh nào, sử dụng dữ liệu khách hàng từ đâu, giao tiếp với những ứng dụng nào, có trùng chức năng với nền tảng khác hay không và có phù hợp với hướng phát triển dài hạn của doanh nghiệp không.

TOGAF, một framework Enterprise Architecture được sử dụng rộng rãi, tổ chức kiến trúc doanh nghiệp quanh các miền Business, Data, Application và Technology. Cách phân chia này thể hiện bản chất của EA: công nghệ chỉ là một thành phần của kiến trúc tổng thể, không phải toàn bộ kiến trúc.

Phạm vi Enterprise Architecture gồm những lớp nào?

Phạm vi của Enterprise Architecture thường trải từ định hướng kinh doanh xuống đến nền tảng công nghệ. Các lớp không tồn tại độc lập; giá trị của EA xuất hiện khi mối quan hệ giữa chúng được xác định rõ.

Business Architecture

Business Architecture mô tả doanh nghiệp cần làm gì để thực hiện chiến lược. Trọng tâm có thể gồm mục tiêu, năng lực kinh doanh, mô hình vận hành, tổ chức, vai trò và các quy trình chủ chốt.

Ví dụ, nếu doanh nghiệp đặt mục tiêu cung cấp trải nghiệm khách hàng nhất quán trên nhiều kênh, kiến trúc kinh doanh phải xác định những năng lực cần thiết như quản lý hồ sơ khách hàng thống nhất, quản lý tương tác đa kênh và phân tích hành vi khách hàng.

Business Architecture tạo cầu nối đầu tiên giữa chiến lược và phần còn lại của kiến trúc. Nếu thiếu lớp này, một yêu cầu công nghệ rất dễ được triển khai mà không xác định rõ nó đang phục vụ năng lực hoặc kết quả kinh doanh nào.

Data Architecture

Data Architecture xác định những dữ liệu nào doanh nghiệp cần, dữ liệu được tổ chức và chia sẻ như thế nào, ai chịu trách nhiệm và những hệ thống nào sử dụng chúng.

Trong ví dụ về trải nghiệm khách hàng đa kênh, câu hỏi không chỉ là “cần cơ sở dữ liệu nào”, mà còn là khách hàng được nhận diện theo cách nào giữa website, ứng dụng di động, trung tâm chăm sóc khách hàng và hệ thống bán hàng. Nếu mỗi hệ thống duy trì một định nghĩa khách hàng khác nhau, mục tiêu tạo trải nghiệm thống nhất sẽ khó đạt được dù từng ứng dụng riêng lẻ vẫn hoạt động.

Vì vậy, Data Architecture tạo sự liên tục về thông tin giữa các quy trình và ứng dụng.

Application Architecture

Application Architecture mô tả danh mục ứng dụng, chức năng mà từng ứng dụng đảm nhiệm và cách chúng trao đổi dịch vụ hoặc dữ liệu với nhau.

Một kiến trúc ứng dụng tốt cần làm rõ hệ thống nào chịu trách nhiệm chính cho từng năng lực, nơi nào đang tồn tại chức năng trùng lặp và những tích hợp nào cần thiết. Đây là cơ sở để tránh tình trạng nhiều hệ thống cùng giải quyết một bài toán nhưng sử dụng dữ liệu và logic khác nhau.

Application Architecture vì thế không chỉ trả lời “doanh nghiệp có những phần mềm gì”, mà còn xác định vai trò của từng ứng dụng trong mô hình vận hành tổng thể.

Technology Architecture

Technology Architecture bao gồm nền tảng và hạ tầng cần để vận hành các ứng dụng và dịch vụ: môi trường điện toán, mạng, nền tảng tích hợp, cơ chế bảo mật, nền tảng dữ liệu và các dịch vụ công nghệ dùng chung.

Lớp này phải hỗ trợ các yêu cầu được truyền xuống từ những lớp phía trên. Nếu một quy trình kinh doanh cần hoạt động liên tục, kiến trúc công nghệ phải phản ánh yêu cầu về khả năng sẵn sàng. Nếu dữ liệu phải được trao đổi giữa nhiều ứng dụng, nền tảng tích hợp phải đáp ứng nhu cầu đó.

Do đó, lựa chọn công nghệ trong EA về nguyên tắc không bắt đầu từ việc một công nghệ mới có hấp dẫn hay không, mà từ năng lực và yêu cầu mà kiến trúc cần đáp ứng.

Enterprise Architecture kết nối chiến lược với hệ thống bằng cơ chế nào?

EA tạo liên kết bằng cách chuyển một mục tiêu trừu tượng ở cấp chiến lược thành chuỗi các yêu cầu có thể truy vết qua nhiều lớp kiến trúc.

Một luồng điển hình có thể được hiểu như sau:

Mục tiêu chiến lược → Năng lực kinh doanh → Quy trình và tổ chức → Dữ liệu → Ứng dụng → Công nghệ

Giả sử doanh nghiệp muốn rút ngắn thời gian đưa sản phẩm mới ra thị trường. EA không dừng ở mục tiêu đó mà tiếp tục đặt câu hỏi: năng lực nào đang hạn chế tốc độ, quy trình nào tạo nút thắt, dữ liệu nào chưa được chia sẻ, ứng dụng nào gây phân mảnh và nền tảng nào cần thay đổi.

Nhờ chuỗi quan hệ này, một dự án công nghệ có thể được truy ngược lên mục tiêu mà nó hỗ trợ. Ngược lại, một mục tiêu chiến lược cũng có thể được truy xuống những thay đổi cụ thể cần thực hiện.

Từ trạng thái hiện tại đến kiến trúc mục tiêu

Một cơ chế quan trọng khác của Enterprise Architecture là phân biệt kiến trúc hiện tại và kiến trúc mục tiêu.

Kiến trúc hiện tại cho biết tổ chức đang có những năng lực, quy trình, dữ liệu, ứng dụng và nền tảng nào. Kiến trúc mục tiêu mô tả trạng thái cần có để đáp ứng định hướng tương lai.

Khoảng cách giữa hai trạng thái tạo thành các gap kiến trúc. Có gap đòi hỏi xây dựng năng lực mới, có gap cần thay thế ứng dụng, chuẩn hóa dữ liệu, tích hợp hệ thống hoặc loại bỏ công nghệ cũ.

Từ các gap này, doanh nghiệp mới có cơ sở hình thành các sáng kiến và lộ trình chuyển đổi thay vì thực hiện hàng loạt dự án riêng rẽ.

Từ kiến trúc mục tiêu đến lộ trình chuyển đổi

Không phải mọi thay đổi đều có thể triển khai cùng lúc. EA cần xác định sự phụ thuộc giữa các thay đổi và tổ chức chúng thành các trạng thái chuyển tiếp.

Chẳng hạn, doanh nghiệp khó xây dựng phân tích khách hàng thống nhất nếu dữ liệu khách hàng vẫn bị chia cắt giữa nhiều hệ thống. Khi đó, chuẩn hóa và tích hợp dữ liệu có thể phải đi trước một số sáng kiến phân tích nâng cao.

Lộ trình kiến trúc vì thế không chỉ liệt kê dự án. Nó thể hiện thứ tự thay đổi dựa trên quan hệ phụ thuộc giữa năng lực, dữ liệu, ứng dụng và công nghệ.

Governance duy trì sự liên kết khi doanh nghiệp thay đổi

Kiến trúc mục tiêu sẽ mất giá trị nếu các dự án sau đó tự đưa ra quyết định mà không xét đến kiến trúc chung. Vì vậy, governance là cơ chế giúp duy trì sự nhất quán giữa định hướng kiến trúc và quá trình triển khai.

Governance có thể kiểm tra một sáng kiến dựa trên các câu hỏi như: nó phục vụ năng lực nào, có tuân theo nguyên tắc kiến trúc không, có tạo thêm hệ thống trùng lặp không, sử dụng dữ liệu nào và ảnh hưởng đến kiến trúc mục tiêu ra sao.

Vai trò của governance không phải khóa mọi dự án vào một thiết kế bất biến. Kiến trúc phải có khả năng điều chỉnh khi chiến lược, thị trường hoặc công nghệ thay đổi. Điều cần duy trì là tính minh bạch của quyết định và khả năng truy vết tác động xuyên các lớp kiến trúc.

Enterprise Architecture khác gì với IT Architecture và Solution Architecture?

Ranh giới này quan trọng vì Enterprise Architecture thường bị đồng nhất với kiến trúc công nghệ.

IT Architecture tập trung nhiều hơn vào cấu trúc của môi trường công nghệ thông tin, chẳng hạn ứng dụng, nền tảng, tích hợp và hạ tầng. Enterprise Architecture rộng hơn vì nó bắt đầu từ mục tiêu và năng lực của doanh nghiệp rồi mới xác định vai trò của công nghệ.

Solution Architecture lại có phạm vi hẹp hơn, thường tập trung vào cách thiết kế một giải pháp cụ thể để đáp ứng một nhóm yêu cầu xác định. Solution Architect có thể quyết định cấu trúc của một nền tảng thương mại điện tử; Enterprise Architecture đặt nền tảng đó vào bức tranh rộng hơn để xác định nó phục vụ năng lực nào, sử dụng dữ liệu chung nào và phải phù hợp với những nguyên tắc hoặc hệ thống cấp doanh nghiệp nào.

Có thể hình dung sự khác biệt theo phạm vi:

Các lớp này bổ sung cho nhau chứ không thay thế nhau. EA cung cấp định hướng và ràng buộc ở cấp doanh nghiệp; kiến trúc giải pháp chuyển định hướng đó thành thiết kế cụ thể trong từng sáng kiến.

Enterprise Architecture tạo giá trị thực tế khi nào?

Enterprise Architecture có giá trị nhất khi doanh nghiệp phải quản lý sự phụ thuộc giữa nhiều thay đổi cùng lúc. Trong môi trường có nhiều đơn vị, nhiều hệ thống, dữ liệu phân tán và các chương trình chuyển đổi song song, quyết định của một bộ phận có thể tạo tác động dây chuyền tới nhiều bộ phận khác.

EA giúp làm rõ các phụ thuộc đó trước khi quyết định đầu tư. Một ứng dụng mới có thể giải quyết nhu cầu trước mắt nhưng đồng thời tạo thêm một nguồn dữ liệu khách hàng, một nền tảng tích hợp hoặc một công nghệ mà doanh nghiệp phải duy trì lâu dài. Nhìn từ EA, chi phí của quyết định không chỉ nằm ở dự án hiện tại mà còn ở tác động đối với toàn bộ kiến trúc.

Tuy nhiên, Enterprise Architecture không tự tạo ra giá trị chỉ vì doanh nghiệp xây dựng nhiều sơ đồ hoặc tài liệu. Nếu kiến trúc không gắn với quyết định đầu tư, danh mục sáng kiến, tiêu chuẩn thiết kế và quá trình chuyển đổi thực tế, nó dễ trở thành lớp tài liệu tách rời hoạt động kinh doanh.

EA cũng không thay thế việc xây dựng chiến lược, quản trị quy trình, quản lý dự án hay thiết kế giải pháp. Vai trò của nó là tạo một hệ quy chiếu chung để những hoạt động này không tối ưu cục bộ theo những hướng mâu thuẫn nhau.

Vì vậy, mức độ trưởng thành của Enterprise Architecture nên được nhìn qua khả năng hỗ trợ quyết định: một thay đổi có thể được truy từ mục tiêu chiến lược tới năng lực, quy trình, dữ liệu, ứng dụng và công nghệ liên quan; tác động của thay đổi được nhìn thấy trước; và lộ trình chuyển đổi phản ánh được các quan hệ phụ thuộc quan trọng.

Enterprise Architecture kết nối chiến lược với hệ thống bằng cách biến định hướng kinh doanh thành một chuỗi quan hệ có thể truy vết từ năng lực và quy trình xuống dữ liệu, ứng dụng và công nghệ. Phạm vi của EA vì vậy không giới hạn ở CNTT mà bao gồm toàn bộ những lớp kiến trúc cần thiết để doanh nghiệp thực hiện chiến lược.

Giá trị lớn nhất không nằm ở việc tạo ra một “bản đồ doanh nghiệp” thật chi tiết, mà ở khả năng sử dụng bản đồ đó để xác định kiến trúc mục tiêu, phát hiện khoảng cách, sắp xếp lộ trình thay đổi và giữ các quyết định đầu tư nhất quán với hướng phát triển chung của tổ chức.