SCM quản lý chuỗi cung ứng doanh nghiệp như thế nào?

Theo định nghĩa của CSCMP, SCM bao gồm hoạt động tìm nguồn cung, mua hàng, chuyển đổi, logistics và sự phối hợp giữa doanh nghiệp với nhà cung cấp, trung gian, đơn vị dịch vụ và khách hàng. Logistics vì vậy chỉ là một phần của SCM, không phải toàn bộ SCM.

SCM quản lý toàn bộ dòng cung ứng thay vì từng bộ phận riêng lẻ

Một chuỗi cung ứng thường xuất hiện nhiều quyết định phụ thuộc lẫn nhau. Bộ phận mua hàng có thể muốn đặt số lượng lớn để có giá tốt; kho muốn giảm lượng hàng phải lưu giữ; sản xuất muốn chạy lô dài để hạn chế thời gian chuyển đổi; trong khi bán hàng lại cần khả năng đáp ứng nhanh với những thay đổi của khách hàng.

Nếu từng bộ phận tối ưu riêng, kết quả tốt ở một điểm có thể tạo chi phí ở điểm khác. Mua quá nhiều làm tăng tồn kho. Sản xuất quá sớm tạo thành phẩm chưa có nhu cầu. Giữ tồn kho quá thấp có thể khiến sản xuất thiếu nguyên liệu hoặc đơn hàng không được giao đúng hạn.

SCM giải quyết vấn đề này bằng cách quản lý chuỗi cung ứng như một hệ thống liên kết. Các quyết định về nhu cầu, nguồn cung, nguyên vật liệu, năng lực sản xuất, tồn kho, đơn hàng và vận chuyển được đối chiếu với nhau trước khi thực hiện.

Vì vậy, mục tiêu của SCM không đơn giản là giảm tồn kho hay giảm chi phí vận chuyển. Mục tiêu thực tế là tìm trạng thái cân bằng giữa mức phục vụ khách hàng, tốc độ đáp ứng, chi phí vận hành và lượng tài sản doanh nghiệp phải sử dụng.

SCM kết nối dữ liệu và kế hoạch cung ứng như thế nào?

Cơ chế trung tâm của SCM là biến dữ liệu phát sinh ở nhiều mắt xích thành các tín hiệu có thể dùng để lập kế hoạch và điều hành.

Luồng này thường bắt đầu từ nhu cầu: đơn hàng thực tế, dự báo, kế hoạch bán hàng hoặc nhu cầu bổ sung hàng. SCM đối chiếu nhu cầu đó với lượng tồn kho hiện có, đơn mua đang về, năng lực nhà cung cấp, năng lực sản xuất và khả năng phân phối.

Từ một thay đổi ở đầu ra có thể hình thành chuỗi quyết định liên tiếp. Khi nhu cầu của một nhóm sản phẩm tăng, hệ thống cần xác định lượng thành phẩm còn khả dụng, lượng hàng đang sản xuất và lượng nguyên liệu cần bổ sung. Nếu nguyên liệu không đủ, nhu cầu mua hàng được điều chỉnh. Nếu năng lực sản xuất bị giới hạn, lịch sản xuất hoặc ngày giao dự kiến phải thay đổi. Sau khi sản phẩm hoàn thành, kế hoạch kho và vận chuyển tiếp tục được cập nhật theo đơn hàng cần thực hiện.

Do đó, dữ liệu trong SCM không chỉ dùng để báo cáo những gì đã xảy ra. Giá trị lớn hơn nằm ở việc một tín hiệu ở một mắt xích có thể tác động đến kế hoạch của các mắt xích liên quan.

Các nền tảng SCM hiện đại thường bao phủ những nhóm nghiệp vụ như hoạch định chuỗi cung ứng, mua hàng, sản xuất, tồn kho, quản lý đơn hàng, kho vận và logistics, qua đó giảm việc các bộ phận duy trì những kế hoạch độc lập với nhau.

Cung ứng và tồn kho được SCM phối hợp ra sao?

Trong hoạt động cung ứng, câu hỏi không chỉ là “mua của nhà cung cấp nào” mà còn là mua bao nhiêu, vào thời điểm nào và liệu nguồn cung đó có đáp ứng kế hoạch vận hành hay không.

SCM sử dụng nhu cầu vật tư cùng các thông tin như tồn kho hiện tại, đơn mua đã phát hành, lịch nhận hàng và nhu cầu sản xuất để xác định phần thiếu cần bổ sung. Nhờ vậy, quyết định mua hàng được gắn với nhu cầu thực tế của chuỗi thay vì tách rời khỏi kho và sản xuất.

Ví dụ, khi lượng nguyên liệu trong kho giảm, doanh nghiệp không nhất thiết phải mua ngay. Nếu một đơn hàng đang trên đường về và có thể đến trước thời điểm sản xuất cần sử dụng, việc đặt thêm có thể tạo tồn kho dư. Ngược lại, một số lượng tồn kho nhìn có vẻ đủ vẫn có thể không bảo đảm sản xuất nếu phần lớn đã được phân bổ cho các lệnh hoặc đơn hàng khác.

SCM vì thế phải phân biệt giữa lượng hàng đang tồn tại vật lý và lượng hàng thực sự khả dụng cho kế hoạch tiếp theo.

Điều này cũng cho thấy tồn kho không phải một vấn đề cần giảm bằng mọi giá. Một mức tồn kho nhất định có thể cần thiết để hấp thụ biến động về nhu cầu, thời gian cung ứng hoặc độ ổn định của nhà cung cấp. Giảm tồn kho mà không xét các biến động này có thể chuyển chi phí lưu kho thành nguy cơ thiếu nguyên liệu, dừng sản xuất hoặc giao hàng muộn.

Tồn kho và sản xuất được đồng bộ như thế nào?

Kế hoạch sản xuất chỉ khả thi khi đồng thời có nguyên vật liệu, năng lực máy móc, lao động và thời gian đáp ứng phù hợp.

SCM giúp kết nối các điều kiện đó với nhu cầu cần thực hiện. Thay vì chỉ đưa ra câu hỏi “cần sản xuất bao nhiêu”, doanh nghiệp phải kiểm tra thêm: nhu cầu đó cần vào ngày nào, kho đã có bao nhiêu, vật tư nào còn thiếu và năng lực thực tế có cho phép hoàn thành đúng thời hạn hay không.

Nếu một thành phẩm đã có đủ trong kho, việc tiếp tục sản xuất chỉ vì kế hoạch cũ chưa được cập nhật có thể tạo dư thừa. Ngược lại, nếu doanh số tăng nhanh nhưng lịch sản xuất không nhận được tín hiệu thay đổi, doanh nghiệp có thể thiếu hàng dù tổng năng lực sản xuất vẫn còn.

SCM tạo một vòng phản hồi giữa tồn kho và sản xuất. Hoạt động xuất kho làm thay đổi lượng hàng khả dụng; sản xuất hoàn thành bổ sung thành phẩm; tiêu thụ nguyên liệu làm thay đổi nhu cầu mua; còn thay đổi về đơn hàng lại ảnh hưởng đến mức sản xuất cần thiết trong những kỳ tiếp theo.

Cơ chế này đặc biệt quan trọng khi có nhiều nhà máy, kho hoặc dòng sản phẩm cùng cạnh tranh một nguồn lực. Khi đó, bài toán không còn là tối ưu một lệnh sản xuất mà là phân bổ năng lực cho những nhu cầu có mức ưu tiên khác nhau.

SCM nối sản xuất với đơn hàng và phân phối ra sao?

Chuỗi cung ứng chưa hoàn thành khi sản phẩm rời dây chuyền sản xuất. Thành phẩm còn phải được phân bổ, lưu kho, xử lý đơn hàng, chuẩn bị giao và vận chuyển đến đúng nơi theo điều kiện đã cam kết.

SCM kết nối trạng thái đơn hàng với lượng hàng khả dụng và kế hoạch thực hiện. Khi nhận một đơn hàng, doanh nghiệp cần biết hàng có sẵn ở đâu, số lượng nào có thể cam kết, có cần chờ sản xuất hay điều chuyển giữa các kho và phương án phân phối nào đáp ứng thời hạn yêu cầu.

Đây là điểm mà tồn kho, đơn hàng và logistics phải sử dụng cùng một bức tranh vận hành. Nếu bán hàng nhìn thấy tồn kho mà không biết lượng hàng đã được dành cho đơn khác, doanh nghiệp có thể cam kết vượt khả năng cung ứng. Nếu bộ phận vận chuyển không nhận được thay đổi về thời điểm sản xuất, phương tiện có thể được bố trí quá sớm hoặc quá muộn.

Sau khi giao hàng, dữ liệu thực tế như thời gian hoàn tất đơn, số lượng giao đủ, giao đúng hạn hoặc phát sinh trả hàng tiếp tục quay lại hệ thống. Chuỗi cung ứng nhờ đó trở thành một vòng điều hành liên tục thay vì chuỗi thao tác một chiều từ mua hàng đến giao hàng.

Hiệu quả của SCM được đo bằng những chỉ số nào?

SCM không nên được đánh giá bằng một KPI duy nhất. Giảm chi phí có thể đi kèm giao hàng chậm hơn; giảm tồn kho có thể làm tăng nguy cơ thiếu hàng; tăng tốc giao hàng lại có thể làm chi phí logistics tăng.

SCOR Digital Standard của ASCM vì vậy đánh giá hiệu suất chuỗi cung ứng qua nhiều nhóm như Reliability, Responsiveness, Agility, Cost và Assets, thay vì chỉ nhìn vào một chỉ số tài chính.

Một số chỉ số có thể dùng để theo dõi tác động của SCM gồm:

·         Perfect Order Fulfillment: Mức độ đơn hàng được thực hiện đầy đủ và đúng yêu cầu

·         Order Fulfillment Cycle Time: Thời gian từ khi tiếp nhận đến khi hoàn tất đơn hàng

·         Total Supply Chain Management Cost: Tổng chi phí vận hành các hoạt động của chuỗi cung ứng

·         Cash-to-Cash Cycle Time: Thời gian vốn bị gắn trong chu kỳ từ thanh toán đầu vào đến thu tiền đầu ra

·         Inventory Days of Supply: Số ngày nhu cầu mà lượng tồn kho hiện tại có thể đáp ứng

·         Capacity Utilization: Mức sử dụng năng lực hiện có

Các KPI phải được xem xét cùng nhau. Một doanh nghiệp giảm Inventory Days of Supply nhưng Order Fulfillment Cycle Time tăng mạnh chưa chắc đã cải thiện chuỗi cung ứng. Tương tự, sử dụng năng lực sản xuất gần tối đa không phải lúc nào cũng tốt nếu nó khiến doanh nghiệp mất khả năng phản ứng với biến động nhu cầu.

SCM tốt vì vậy không đồng nghĩa với việc tối đa hoặc tối thiểu hóa từng chỉ số, mà là kiểm soát các trade-off giữa dịch vụ, tốc độ, chi phí, tồn kho và năng lực.

SCM phát huy hiệu quả khi nào và có giới hạn gì?

SCM tạo giá trị khi các bộ phận sử dụng dữ liệu nhất quán và những quyết định ở một khâu được phản ánh sang các khâu liên quan. Phần mềm có thể hỗ trợ rất mạnh cho việc kết nối này, nhưng việc triển khai một hệ thống SCM không tự động làm chuỗi cung ứng vận hành tốt.

Nếu dữ liệu tồn kho sai, thời gian cung ứng của nhà cung cấp không được cập nhật hoặc định mức sản xuất không phản ánh thực tế, hệ thống có thể tạo một kế hoạch rất chính xác về mặt tính toán nhưng không khả thi khi thực hiện.

Tương tự, SCM không loại bỏ bất định. Dự báo vẫn có sai số, nhà cung cấp vẫn có thể chậm giao, máy móc có thể dừng và nhu cầu có thể thay đổi đột ngột. Vai trò của SCM là giúp doanh nghiệp nhìn thấy quan hệ giữa các biến số, phát hiện tác động của thay đổi và điều phối phản ứng nhanh hơn.

Doanh nghiệp vì thế cần kết hợp công nghệ SCM với dữ liệu đáng tin cậy, trách nhiệm vận hành rõ ràng, quy trình phối hợp giữa các bộ phận và hệ thống KPI cân bằng. SCOR cũng xem việc đo lường hiệu suất, quy trình và mức trưởng thành của thực hành quản trị là những thành phần liên quan khi đánh giá chuỗi cung ứng.

SCM về bản chất là cơ chế điều phối chuỗi cung ứng từ đầu vào đến đầu ra. Nó liên kết nhu cầu với kế hoạch mua hàng, biến nhu cầu vật tư thành quyết định cung ứng, đồng bộ tồn kho với sản xuất và nối thành phẩm với đơn hàng cùng hoạt động phân phối.

Giá trị lớn nhất của SCM không nằm ở việc từng bộ phận làm việc nhanh hơn một cách độc lập, mà ở việc toàn chuỗi sử dụng cùng tín hiệu để đưa ra những quyết định nhất quán. Khi dữ liệu, quy trình và KPI được quản trị đúng, doanh nghiệp có thể kiểm soát tốt hơn sự đánh đổi giữa tồn kho, năng lực, chi phí, tốc độ đáp ứng và mức phục vụ khách hàng.