Phân biệt chuyển đổi số và số hóa theo phạm vi thay đổi

Vì vậy, một tổ chức có thể số hóa rất nhiều tài liệu, biểu mẫu và thủ tục mà vẫn chưa thực sự chuyển đổi số. Điểm phân biệt không nằm ở việc sử dụng nhiều hay ít phần mềm, mà ở câu hỏi: công nghệ chỉ giúp thực hiện cách làm cũ thuận tiện hơn, hay đã khiến tổ chức hình thành một cách làm mới?

Số hóa thay đổi định dạng, chuyển đổi số thay đổi cách vận hành

Ở cấp độ cơ bản nhất, số hóa biến thông tin vốn tồn tại dưới dạng giấy, hình ảnh vật lý, băng ghi âm hoặc dữ liệu tương tự thành dữ liệu mà hệ thống số có thể lưu trữ và xử lý. Quét hồ sơ giấy thành PDF, nhập sổ sách vào cơ sở dữ liệu hay chuyển bản ghi âm analog thành tệp âm thanh số đều thuộc logic này.

Cổng thông tin của cơ quan quản lý về chuyển đổi số tại Việt Nam cũng phân biệt số hóa với chuyển đổi số theo hướng này: số hóa biến thông tin truyền thống thành thông tin kỹ thuật số, còn chuyển đổi số sử dụng công nghệ và dữ liệu số để tác động đến cách thực hiện công việc và tạo ra cách làm hoặc giá trị mới.

Điều quan trọng là sau số hóa, bản chất của công việc có thể vẫn giữ nguyên. Một biểu mẫu giấy được chuyển thành biểu mẫu điện tử nhưng vẫn phải đi qua đúng năm cấp xét duyệt như trước thì phần thông tin đã được số hóa, còn logic vận hành chưa thay đổi đáng kể.

Chuyển đổi số bắt đầu rõ nét khi dữ liệu và công nghệ được dùng để thiết kế lại cách công việc diễn ra. Chẳng hạn, thay vì chỉ đưa biểu mẫu lên máy tính, hệ thống có thể tự lấy dữ liệu đã có, kiểm tra điều kiện, chuyển hồ sơ đến đúng người xử lý, cảnh báo ngoại lệ và cập nhật trạng thái cho người dùng theo thời gian thực. Lúc này, thay đổi không còn nằm ở định dạng của biểu mẫu mà nằm trong cơ chế vận hành của quy trình.

OECD cũng tách biệt các cấp độ này khi mô tả digitisation chủ yếu là chuyển dữ liệu từ dạng analog sang dạng số, còn quá trình chuyển đổi số có quy mô và mục tiêu rộng hơn.

Mục tiêu của hai hoạt động không giống nhau

Số hóa thường giải quyết một vấn đề tương đối cụ thể: làm cho thông tin có thể được lưu trữ, tìm kiếm, sao chép, chia sẻ hoặc xử lý bằng hệ thống số.

Giá trị của số hóa vì thế thường xuất hiện ở cấp tác nghiệp. Hồ sơ điện tử dễ tìm hơn hồ sơ giấy; dữ liệu nhập vào hệ thống có thể được truy xuất nhanh hơn; tài liệu số có thể được chia sẻ mà không cần chuyển bản vật lý. Đây là những cải thiện quan trọng, nhưng chúng chưa mặc nhiên làm thay đổi cách tổ chức tạo ra kết quả.

Chuyển đổi số đặt mục tiêu ở cấp cao hơn. Công nghệ được sử dụng như một phương tiện để đạt một thay đổi về hoạt động, chẳng hạn:

·         Rút ngắn hoặc loại bỏ các bước không còn cần thiết

·         Tự động hóa quyết định có thể dựa trên dữ liệu và quy tắc rõ ràng

·         Kết nối các bộ phận vốn xử lý thông tin rời rạc

·         Cung cấp dịch vụ theo một phương thức mới

·         Tạo khả năng phản hồi hoặc ra quyết định dựa trên dữ liệu gần thời gian thực

·         Hình thành nguồn giá trị hoặc mô hình hoạt động trước đây chưa tồn tại

Do đó, câu hỏi của số hóa thường là “Làm thế nào đưa thông tin hoặc tác vụ này lên môi trường số?”. Câu hỏi của chuyển đổi số gần hơn với “Khi đã có dữ liệu và công nghệ số, chúng ta có thể tổ chức công việc theo cách nào hiệu quả hoặc có giá trị hơn?”

Khác biệt về mục tiêu này giải thích vì sao mua thêm phần mềm hoặc chuyển nhiều hồ sơ thành dữ liệu điện tử chưa đủ để kết luận rằng một tổ chức đã chuyển đổi số.

Phạm vi thay đổi của chuyển đổi số rộng hơn số hóa

Số hóa thường có thể được giới hạn trong một tài liệu, một thao tác, một công đoạn hoặc một quy trình riêng lẻ. Bộ phận kế toán có thể số hóa hóa đơn mà không cần thay đổi cơ cấu tổ chức. Phòng nhân sự có thể chuyển hồ sơ nhân viên lên hệ thống mà không làm thay đổi cách doanh nghiệp tuyển dụng, đánh giá hay phát triển nhân sự.

Chuyển đổi số thường vượt qua ranh giới của một tác vụ đơn lẻ. Khi một thay đổi thực sự tác động đến cách vận hành, nó có thể liên quan đồng thời đến dữ liệu, quy trình, vai trò của con người, trách nhiệm giữa các bộ phận và cách dịch vụ được cung cấp.

Có thể nhìn phạm vi này theo ba lớp:

Dữ liệu và thông tin

Ở lớp đầu tiên, thông tin được số hóa để máy tính có thể lưu trữ và xử lý. Đây là nền tảng cần thiết nhưng chưa phải bằng chứng về chuyển đổi số.

Quy trình và phối hợp

Ở lớp tiếp theo, dữ liệu số được sử dụng để thay đổi luồng công việc: giảm nhập lại dữ liệu, tự động chuyển việc, liên thông giữa hệ thống, tự động kiểm tra hoặc cung cấp thông tin cho đúng người vào đúng thời điểm.

Mô hình vận hành và giá trị

Ở lớp rộng hơn, tổ chức có thể thay đổi cách cung cấp sản phẩm, dịch vụ hoặc cách ra quyết định. Khi đó, công nghệ không còn chỉ hỗ trợ một quy trình hiện hữu mà trở thành một phần của cách tổ chức hoạt động.

Ba lớp này không có nghĩa mọi dự án đều phải tiến tới thay đổi toàn bộ tổ chức. Một thay đổi ở phạm vi nhỏ vẫn có thể mang tính chuyển đổi nếu nó thực sự thiết kế lại cách tạo ra kết quả trong phạm vi đó. Ngược lại, triển khai một hệ thống lớn nhưng chỉ sao chép nguyên trạng quy trình cũ sang môi trường số vẫn có thể chủ yếu là số hóa hoặc tin học hóa.

Giá trị của số hóa đến từ dữ liệu số, còn chuyển đổi số đến từ cách khai thác dữ liệu đó

Một tài liệu sau khi được số hóa có thêm những khả năng mà bản giấy không thuận tiện đáp ứng: tìm kiếm nhanh, sao chép, truyền qua mạng, phân quyền truy cập hoặc đưa vào hệ thống xử lý. Giá trị trực tiếp của số hóa nằm ở việc biến thông tin thành tài nguyên có thể được máy tính sử dụng.

Tuy nhiên, dữ liệu số chỉ là đầu vào. Giá trị lớn hơn xuất hiện khi tổ chức thay đổi cách khai thác đầu vào đó.

Ví dụ, số hóa hồ sơ khách hàng giúp doanh nghiệp lưu thông tin trên hệ thống thay vì trong tủ hồ sơ. Nếu nhân viên vẫn phải mở từng hồ sơ, kiểm tra thủ công và tự liên hệ với các bộ phận liên quan, phần lớn logic công việc cũ vẫn còn.

Nếu dữ liệu khách hàng được liên kết để hệ thống tự nhận diện trạng thái hồ sơ, phân loại yêu cầu, gợi ý bước xử lý và cung cấp một lịch sử thống nhất cho nhiều bộ phận, dữ liệu số đã trở thành nền tảng cho một cách vận hành khác.

Vì thế, quan hệ giữa hai khái niệm không phải là “cái này thay thế cái kia”. Số hóa thường tạo nền dữ liệu để những thay đổi sâu hơn có thể diễn ra. Không có dữ liệu đủ chất lượng, chuyển đổi quy trình dựa trên dữ liệu sẽ gặp giới hạn. Nhưng có dữ liệu số cũng không đảm bảo chuyển đổi sẽ tự xảy ra; tổ chức còn phải thay đổi quy trình, trách nhiệm, cách ra quyết định hoặc cách cung cấp giá trị.

Có công nghệ mới chưa đồng nghĩa với chuyển đổi số

Một nhầm lẫn phổ biến là đánh giá mức độ chuyển đổi dựa trên công nghệ được mua hoặc triển khai. Cloud, AI, dữ liệu lớn, ứng dụng di động hay hệ thống quản trị đều có thể hỗ trợ chuyển đổi số, nhưng bản thân công nghệ không quyết định một sáng kiến có phải chuyển đổi số hay không.

Hai tổ chức có thể sử dụng cùng một nền tảng nhưng tạo ra hai mức thay đổi hoàn toàn khác nhau.

Tổ chức thứ nhất thay biểu mẫu giấy bằng biểu mẫu trực tuyến. Người dùng nhập dữ liệu trên màn hình thay vì viết tay, nhưng phía sau vẫn là cùng chuỗi xử lý, cùng cách phê duyệt và cùng các điểm nghẽn. Giá trị chủ yếu nằm ở số hóa giao diện và dữ liệu.

Tổ chức thứ hai sử dụng dữ liệu đã có để bỏ những trường không cần khai lại, tự xác minh một số điều kiện, chỉ chuyển trường hợp ngoại lệ cho con người xử lý và cho phép người dùng theo dõi trạng thái trực tiếp. Công nghệ lúc này hỗ trợ một quy trình đã được thiết kế lại.

Ranh giới này cũng cho thấy chuyển đổi số không nhất thiết phải sử dụng công nghệ phức tạp. Một giải pháp tương đối đơn giản vẫn có thể tạo ra thay đổi đáng kể nếu nó loại bỏ một cách làm cũ và thiết lập một cơ chế vận hành tốt hơn. Ngược lại, một dự án công nghệ đắt tiền vẫn có thể chỉ số hóa cách làm hiện tại nếu tổ chức không thay đổi logic công việc.

Có thể nhận biết số hóa và chuyển đổi số bằng mức thay đổi thực tế

Thay vì dựa vào tên dự án, có thể phân biệt hai mức độ bằng cách xem xét điều gì thực sự thay đổi sau khi công nghệ được áp dụng.

Một phép thử thực tế là hình dung bỏ lớp công nghệ vừa triển khai đi. Nếu tổ chức về cơ bản quay lại đúng quy trình cũ và công nghệ chỉ thay giấy bằng màn hình, sáng kiến thiên về số hóa. Nếu công nghệ đã khiến các bước, vai trò, luồng dữ liệu hoặc cách cung cấp giá trị được tổ chức lại, mức thay đổi gần với chuyển đổi số hơn.

Cũng không nên biến ranh giới này thành hai trạng thái tuyệt đối. Trong thực tế, một chương trình chuyển đổi có thể chứa nhiều hoạt động số hóa bên trong. Số hóa là một thành phần có thể cần thiết; điểm quyết định là tổ chức có dừng ở việc tạo dữ liệu số hay tiếp tục sử dụng dữ liệu và công nghệ để thay đổi cách vận hành.

Số hóa và chuyển đổi số khác nhau chủ yếu ở mức độ thay đổi mà công nghệ tạo ra. Số hóa biến thông tin hoặc tác vụ sang dạng số và thường giữ phần lớn logic công việc hiện hữu. Chuyển đổi số sử dụng nền dữ liệu và công nghệ đó để thiết kế lại quy trình, cách phối hợp, cách ra quyết định hoặc phương thức tạo giá trị.

Vì vậy, không nên đo chuyển đổi số bằng số lượng phần mềm, hồ sơ điện tử hay thiết bị được triển khai. Tiêu chí có ý nghĩa hơn là xem sau khi áp dụng công nghệ, tổ chức chỉ làm việc cũ bằng công cụ số hay đã hình thành một cách làm mới tạo ra kết quả khác biệt.