Chuyển đổi số và tin học hóa khác nhau như thế nào?

Tin học hóa đưa máy tính, phần mềm và hệ thống thông tin vào những công việc vốn đã tồn tại. Một biểu mẫu giấy được chuyển thành biểu mẫu điện tử, bảng chấm công được thay bằng phần mềm hoặc hồ sơ được quản lý trên máy tính đều có thể là tin học hóa. Quy trình cơ bản vẫn giữ nguyên, chỉ thay đổi công cụ thực hiện.

Chuyển đổi số tác động sâu hơn. Dữ liệu và công nghệ số được sử dụng để xem xét lại toàn bộ luồng công việc, kết nối các khâu, tự động hóa quyết định phù hợp và thay đổi cách tổ chức cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ. Vì vậy, tin học hóa có thể là một thành phần của chuyển đổi số, nhưng riêng việc triển khai phần mềm chưa đủ để kết luận một tổ chức đã chuyển đổi số.

Khác biệt cốt lõi nằm ở mức độ thay đổi hoạt động

Có thể hình dung tin học hóa là thực hiện công việc cũ bằng công cụ điện tử, còn chuyển đổi số là xem xét liệu công việc đó có cần tiếp tục được thực hiện theo cách cũ hay không.

Ví dụ, một doanh nghiệp trước đây nhận đơn hàng trên giấy rồi nhập thông tin vào sổ. Khi chuyển sang nhập đơn hàng vào phần mềm, doanh nghiệp đã tin học hóa một phần nghiệp vụ. Nhân viên vẫn tiếp nhận đơn, nhập dữ liệu, chuyển đơn cho bộ phận khác và kiểm tra trạng thái theo quy trình vốn có.

Nếu hệ thống cho phép khách hàng tự đặt hàng, dữ liệu được ghi nhận một lần rồi tự động chuyển đến kho, kế toán và vận chuyển, tồn kho được cập nhật theo thời gian thực, còn người quản lý sử dụng cùng nguồn dữ liệu để ra quyết định, mức thay đổi đã vượt khỏi việc thay công cụ. Quy trình vận hành đã được thiết kế lại dựa trên dữ liệu và khả năng kết nối của công nghệ số.

Ranh giới này không tuyệt đối. Một dự án ban đầu chỉ nhằm tin học hóa có thể trở thành một phần của chuyển đổi số nếu hệ thống tiếp tục được kết nối, dữ liệu được dùng xuyên suốt và quy trình được thiết kế lại. Vì thế, cần đánh giá kết quả thay đổi trong hoạt động, thay vì chỉ nhìn vào tên phần mềm hoặc công nghệ được triển khai.

Về công nghệ: tin học hóa dùng công cụ, chuyển đổi số xây năng lực số

Tin học hóa thường bắt đầu từ một nhu cầu nghiệp vụ cụ thể: quản lý nhân sự, kế toán, văn bản, khách hàng hoặc kho hàng. Công nghệ đóng vai trò thay thế thao tác thủ công bằng thao tác trên máy tính. Giá trị chủ yếu đến từ việc lưu trữ thuận tiện hơn, tìm kiếm nhanh hơn, giảm nhập liệu thủ công hoặc chuẩn hóa một số công việc.

Chuyển đổi số cũng sử dụng những công nghệ đó nhưng đặt chúng trong một kiến trúc rộng hơn. Hệ thống cần có khả năng trao đổi dữ liệu, tạo nguồn dữ liệu dùng chung và hỗ trợ luồng công việc xuyên qua nhiều bộ phận. API, điện toán đám mây, nền tảng dữ liệu, tự động hóa, phân tích dữ liệu hoặc AI chỉ có ý nghĩa chuyển đổi khi chúng tham gia trực tiếp vào cách tổ chức hoạt động.

Một doanh nghiệp có năm phần mềm riêng biệt chưa chắc có mức chuyển đổi số cao hơn doanh nghiệp chỉ sử dụng một nền tảng. Nếu thông tin khách hàng phải nhập lại ở nhiều hệ thống, mỗi phòng ban nắm một phiên bản dữ liệu khác nhau và phần lớn quyết định vẫn dựa vào bảng tính tổng hợp thủ công, số lượng công nghệ lớn nhưng cấu trúc vận hành chưa thay đổi tương ứng.

Do đó, công nghệ là điều kiện hỗ trợ chứ không phải tiêu chí duy nhất của chuyển đổi số. Việc mua ERP, CRM, phần mềm quản lý công việc hay ứng dụng AI chỉ chứng minh tổ chức đã đầu tư công nghệ. Muốn xác định đó có phải chuyển đổi số hay không còn phải xem công nghệ đã làm thay đổi quy trình, dữ liệu và cách tạo giá trị đến mức nào.

Về quy trình: tin học hóa số hóa thao tác, chuyển đổi số thiết kế lại luồng công việc

Sự khác biệt trở nên rõ nhất khi quan sát quy trình trước và sau khi triển khai công nghệ.

Trong tin học hóa, cấu trúc quy trình thường được bảo toàn. Nếu một hồ sơ trước đây phải đi qua năm bước phê duyệt, hệ thống điện tử có thể giúp hồ sơ được chuyển qua đúng năm bước đó nhanh hơn. Chữ ký giấy có thể được thay bằng thao tác xác nhận trên hệ thống và việc tra cứu trở nên thuận tiện hơn, nhưng logic xử lý vẫn gần như cũ.

Trong chuyển đổi số, câu hỏi đặt ra trước tiên là liệu năm bước đó có còn cần thiết. Một số bước có thể được hệ thống tự kiểm tra bằng dữ liệu đã có; dữ liệu người dùng từng cung cấp có thể được tái sử dụng thay vì yêu cầu khai báo lại; các bước độc lập có thể xử lý song song; trường hợp đáp ứng điều kiện rõ ràng có thể được tự động hóa.

Điều này tạo ra khác biệt về cơ chế. Tin học hóa thường tự động hóa hoặc điện tử hóa từng thao tác, trong khi chuyển đổi số hướng tới tối ưu toàn bộ hành trình của một nghiệp vụ.

Ví dụ, đưa mẫu đăng ký giấy lên website nhưng sau đó nhân viên vẫn tải file xuống, in ra, nhập dữ liệu lại và chuyển qua các phòng ban là mức tin học hóa hạn chế. Nếu dữ liệu người dùng nhập được kiểm tra ngay, lưu vào nguồn dữ liệu chung, tự động chuyển đến đúng bước xử lý và trạng thái được cập nhật cho người dùng mà không cần nhập lại, quy trình đã mang đặc điểm chuyển đổi số rõ ràng hơn.

Chính vì vậy, một dấu hiệu quan trọng để đánh giá là số lượng thao tác không tạo giá trị sau khi ứng dụng công nghệ có thực sự giảm hay không. Nếu tổ chức chỉ chuyển thao tác giấy sang màn hình nhưng vẫn giữ các bước chờ, nhập lại, đối chiếu thủ công và chuyển giao rời rạc, thay đổi chủ yếu vẫn nằm ở công cụ.

Về dữ liệu và quyết định: chuyển đổi số đi xa hơn việc lưu thông tin

Trong hệ thống tin học hóa, dữ liệu thường được tạo ra để hỗ trợ một chức năng cụ thể. Phòng kế toán có dữ liệu kế toán, bộ phận bán hàng có dữ liệu khách hàng, kho có dữ liệu tồn kho. Mỗi hệ thống có thể hoạt động tốt trong phạm vi của mình nhưng dữ liệu chưa nhất thiết tạo thành một dòng thông tin thống nhất.

Chuyển đổi số đòi hỏi dữ liệu có vai trò lớn hơn: dữ liệu phát sinh từ một hoạt động có thể trở thành đầu vào cho hoạt động tiếp theo và cho quyết định quản trị. Một đơn hàng mới không chỉ được lưu trong phần mềm bán hàng mà có thể đồng thời cập nhật nhu cầu tồn kho, kế hoạch giao hàng, doanh thu dự kiến và lịch sử khách hàng.

Khác biệt này ảnh hưởng trực tiếp đến cách ra quyết định. Trong mô hình chủ yếu tin học hóa, quản lý vẫn có thể phải yêu cầu từng phòng ban gửi báo cáo, tổng hợp nhiều bảng tính rồi mới đánh giá tình hình. Khi dữ liệu được quản trị và kết nối tốt hơn, các chỉ số có thể được cập nhật từ cùng nguồn dữ liệu và cảnh báo được kích hoạt khi điều kiện xác định xảy ra.

Tuy nhiên, có dashboard thời gian thực cũng chưa tự động đồng nghĩa với chuyển đổi số. Nếu dữ liệu chỉ được trình bày đẹp hơn nhưng không được tích hợp vào quy trình ra quyết định hoặc không làm thay đổi cách vận hành, giá trị chuyển đổi vẫn hạn chế. Điều cần xem xét là dữ liệu có thực sự làm thay đổi hành động của tổ chức hay chỉ tạo thêm một lớp báo cáo.

Về mô hình hoạt động: tin học hóa hỗ trợ mô hình cũ, chuyển đổi số có thể thay đổi cách tạo giá trị

Tin học hóa thường không làm thay đổi bản chất quan hệ giữa tổ chức với khách hàng, đối tác hoặc người sử dụng dịch vụ. Một cửa hàng sử dụng phần mềm tính tiền vẫn có thể bán hàng theo cùng mô hình trước đây; một doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán vẫn tạo doanh thu theo cách cũ.

Chuyển đổi số có khả năng tác động tới cấp độ này vì kết nối số và dữ liệu cho phép tổ chức phục vụ người dùng theo những cách trước đây khó thực hiện.

Chẳng hạn, một doanh nghiệp vốn chỉ bán trực tiếp có thể xây dựng kênh đặt hàng số kết nối với tồn kho, thanh toán, vận chuyển và chăm sóc khách hàng. Giá trị không nằm đơn thuần ở việc “có website”, mà ở việc khách hàng có thể hoàn thành toàn bộ giao dịch qua một hành trình mới và doanh nghiệp vận hành được hành trình đó trên hệ thống thống nhất.

Trong một số trường hợp, chuyển đổi số còn tạo ra mô hình doanh thu hoặc dịch vụ mới, chẳng hạn cung cấp sản phẩm theo thuê bao, dịch vụ theo nhu cầu hoặc dịch vụ cá nhân hóa dựa trên dữ liệu. Tuy vậy, thay đổi mô hình kinh doanh không phải điều kiện bắt buộc của mọi dự án chuyển đổi số. Một tổ chức vẫn có thể chuyển đổi sâu về vận hành, dịch vụ và ra quyết định mà không thay đổi nguồn doanh thu cốt lõi.

Đây cũng là giới hạn cần lưu ý khi phân biệt hai khái niệm: không nên định nghĩa chuyển đổi số quá hẹp thành “phải tạo mô hình kinh doanh mới”, nhưng cũng không nên định nghĩa quá rộng đến mức bất kỳ việc triển khai phần mềm nào cũng được gọi là chuyển đổi số.

Tin học hóa có thể là nền tảng nhưng không đồng nghĩa với chuyển đổi số

Hai khái niệm không nhất thiết đối lập. Trong thực tế, tin học hóa thường tạo ra những năng lực cơ bản cần thiết cho giai đoạn chuyển đổi sâu hơn.

Một tổ chức chưa có dữ liệu điện tử, chưa có hệ thống quản lý nghiệp vụ hoặc chưa chuẩn hóa thông tin sẽ khó triển khai các quy trình tự động và kết nối ở quy mô lớn. Việc đưa các hoạt động lên hệ thống vì vậy có thể là bước chuẩn bị quan trọng.

Điểm khác biệt xuất hiện khi tổ chức dừng ở đó hay tiếp tục thay đổi. Có thể nhận biết tương đối rõ qua một chuỗi câu hỏi:

·         Công nghệ chỉ thay thế giấy tờ và thao tác thủ công hay đã làm thay đổi quy trình

·         Dữ liệu chỉ được lưu trong từng phần mềm hay được kết nối và tái sử dụng

·         Người dùng có phải cung cấp hoặc nhập lại cùng thông tin ở nhiều khâu hay không

·         Quyết định vẫn chủ yếu dựa trên tổng hợp thủ công hay đã sử dụng dữ liệu trực tiếp từ hệ thống

·         Các phòng ban chỉ sử dụng công cụ riêng hay cùng tham gia một luồng nghiệp vụ xuyên suốt

·         Trải nghiệm của khách hàng, người dân hoặc nhân viên có thay đổi thực chất hay chỉ chuyển từ giấy sang màn hình

Nếu câu trả lời chủ yếu nằm ở việc thực hiện quy trình cũ bằng phương tiện điện tử, đó gần với tin học hóa. Nếu công nghệ và dữ liệu khiến tổ chức thiết kế lại quy trình, kết nối hoạt động, thay đổi cách ra quyết định hoặc tạo ra cách cung cấp giá trị mới, đó là chuyển đổi số.

Tin học hóa và chuyển đổi số vì thế khác nhau chủ yếu ở độ sâu của sự thay đổi. Tin học hóa tập trung vào việc dùng công nghệ để hỗ trợ công việc đang tồn tại; chuyển đổi số sử dụng công nghệ và dữ liệu như nền tảng để thay đổi cách công việc được tổ chức và giá trị được tạo ra.

Một tổ chức có thể triển khai rất nhiều phần mềm nhưng vẫn chủ yếu ở mức tin học hóa nếu quy trình, dữ liệu và cách ra quyết định hầu như không thay đổi. Ngược lại, chuyển đổi số không được đo bằng số lượng công nghệ đã mua, mà bằng việc công nghệ đã tạo ra thay đổi có ý nghĩa như thế nào trong hoạt động thực tế.